Neue Funktion in der polybox
Gute Nachrichten für alle polybox-Nutzende: Von nun an kann man Dokumente in der polybox mit allen direkt teilen, egal ob ETH-Angehörige oder Externe.
Öffentliche Links
Bisher konnten in der polybox Dokumente nur direkt mit Personen geteilt werden, die einen ETH-Account haben.
Man konnte zwar öffentliche Links an Externe verschicken, die Nutzung war jedoch für die externe Empfängerin bzw. den externen Empfänger eines öffentlichen Links eingeschränkt. Will die oder der Empfangende eine Änderung an einem Dokument vornehmen, muss sie oder er dieses herunterladen, ändern und wieder hochladen. Ausserdem ist es nicht ganz sicher, wer alles diese Dateien downloadet und ändert, da der Empfangende den öffentlichen Link an beliebige Personen weiterleiten kann, ohne dass die oder der ETH-Angehörige benachrichtigt wird.
Der Guest-User
Dieses Problem ist nun mit einer neuen Funktion gelöst: Der Guest-User. Der ETH-interne polybox-Nutzende kann nun externe Leute über deren E-Mail-Adresse als Guest-User deklarieren. So können Dokumente mit Personen ohne ETH-Account geteilt werden, ohne einen öffentlichen Link erstellen zu müssen. Die Guest-User können direkt an Dokumenten arbeiten, die mit ihnen geteilt wurden, sie haben aber keinen eigenen Speicherplatz in der polybox.
So funktioniert es
- Wählen Sie beim Ordner, den sie teilen möchten, auf das Teilen-Symbol.
- Geben Sie in das Feld eine gültige externe E-Mail-Adresse ein. Die E-Mail-Adresse sollte nun anwählbar sein mit dem Hinweis «(guest)» am Schluss.
- Wählen Sie diese Adresse aus und setzen Sie die Optionen, was sie oder er alles mit dem Dokument machen darf. Der Guest-User wird per E-Mail benachrichtigt.
- Der Guest-User erstellt einen Account mit seinem Passwort. Somit kann er über den Desktop Sync Client, aber auch über das iPhone und Android App auf die Dokumente zugreifen.
Die Funktion gewährleistet den ETH-Nutzenden mehr Sicherheit und Kontrolle über die geteilten Daten. Die Empfangenden haben gleichzeitig einen grösseren Spielraum und es kann effizienter am selben Dokument gearbeitet werden.
polybox
Mehr zur polybox auf dem Web unter https://ethz.ch/services/de/it-services/katalog/speicher/polybox.html.
