Weiterentwicklung der Lehrbetriebsapplikationen
Interview zur Weiterentwicklung der Lehrbetriebsapplikationen im Jahr 2014
Die Sicherstellung der Unterstützung des Lehrbetriebes mit IT-Applikationen ist eine strategisch bedeutende Aufgabe, welche vom Rektorat und den Informatikdiensten partnerschaftlich wahrgenommen wird. Die erste Jahresetappe des Projektes «Weiterentwicklung Lehrbetriebsapplikationen 2014-2016» wurde im Dezember sehr erfolgreich abgeschlossen. Wir sprechen darüber mit Arlette Gaillard (Leiterin «Prozessplanung und Projekte» des Rektorates), Ekkehard Spilling (Projektleiter «IT Lehrbetrieb 2014-2016» für das Rektorat), Giorgio Broggi (Leiter ID SW Services), Alfred Sohm (Projektleiter «IT Lehrbetrieb 2014-2016» für die ID) und Urs Hassler (Leiter der Teilprojekte «Integration Mobility Online» und «Neue Polling Services» für die ID).
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Frau Gaillard, Sie vertreten seit mehreren Jahren die User (Rektorat, Studiensekretariate, Departemente) der Lehrbetriebsapplikationen innerhalb der Projektorganisation. Gab es mit der Zeit eine Wandlung der Benutzeranforderungen an die Applikationen?
ARLETTE GAILLARD
Ja, es gab effektiv eine Änderung. Zuerst mussten wir die Kernprozesse unterstützen, wie Zeugnisse erstellen, Vorlesungsverzeichnis anzeigen oder Prüfungsplan erstellen. Diese Prozesse sind einheitlich an der ETH geregelt. Unterdessen sind alle wichtigen administrativen Prozesse in eDoz und myStudies abgebildet. Nun möchten die Departemente auch ihre Prozesse integrieren. Diese sind aber von Departement zu Departement recht unterschiedlich, was es nicht einfach macht. Etwas hat aber nicht geändert: Es gibt immer mehr Anforderungen als wir effektiv umsetzen können.
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Die Etappe 2014 des Projektes, welche sehr viele Applikationsreleases beinhaltete, wurde im Dezember erfolgreich abgeschlossen. Herr Spilling: Welche waren die grössten Herausforderungen für das Rektorat?
EKKEHARD SPILLING
Auch in 2014 wurden viele neue Funktionalitäten eingeführt. Besonders bei den applikationsübergreifenden Prozessen ist eine sehr gute Koordination bei der Definition der Funktionen z.B. in myStudies einerseits und LKW andererseits wichtig, damit am Ende alles zusammenpasst. Die fachlichen Funktionstests sind dann entsprechend anspruchsvoll. Wichtig für das Rektorat ist aber auch, im Projekt Raum zu geben für Konsolidierung und Verbesserung vorhandener Funktionen. So konnte u.a. mit dem Wartungsrelease Sempro+ 2014.1 vieles aufgearbeitet werden.
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Welche waren die Schwerpunkte dieser Jahresetappe für Applikationsentwicklung und Systemintegration?
ALFRED SOHM
Neben den Schnittstellen haben uns vor allem die Weiterentwicklung der Bewerbungsapplikationen und die Unterstützung von Prüfungsvorverschiebungen beschäftigt. Die Bewerbung für Bachelorstudierende wurde in die seit 2012 bestehenden Bewerbungsapplikationen eApply (für Bewerber) und ZULETH (für Zulassungsstellen) integriert und damit die seit langem bestehende Webapplikation Bewerbung Bachelor abgelöst. Neben andern Vorteilen können nun auch Bachelorbewerber das Passfoto für die ETH-Karte digital liefern und die Bewerbungsgebühr online bezahlen. Prüfungsvorverschiebungen und Fernprüfungen sind bei Mobilitätsstudierenden wegen der nicht einheitlichen Semestertermine vermehrt nötig. myStudies wurde um Funktionen erweitert, um Anträge für Fernprüfungen und zum Vorziehen von Prüfungen zu erfassen. Dabei können auch alle erforderlichen Belege hochgeladen werden. Die BackOffice-Applikation LKW wurde für die Bearbeitung dieser Anträge erweitert.
URS HASSLER
Die Gruppe der Java Entwickler wird je länger je mehr mit Integrationsaufgaben konfrontiert: Softwarelösungen für spezifische Arbeitsbereiche, wie die Verwaltung von Mobilitätsstudierenden, werden eingekauft und sollen in die Anwendungslandschaft der ETH möglichst nahtlos aufgenommen werden, sodass Benutzer die Systeme als einheitlich empfinden. Dies bedeutet, dass spezielle Middlewarekomponenten implementiert werden sollen, die Daten zwischen dem Kernsystem OIS und den eingekauften Produkten austauschen. Technologisch handelt es sich um sogenannte Scheduled Services, die Webservice und Datenbankschnittstellen zu den Systemen verwenden um die spezifischen Integrationsaufgaben zu lösen. Inhaltlich sind uns im vergangenen Jahr die Anbindung des Archivservers zur Langzeitarchivierung von Studierendendossiers, der E-Learning Plattform ILIAS, der Plattform Mobility Online zur Verwaltung von Mobilitätsstudien, der Austausch von Leistungskontrolldaten mit der Universität Zürich, die Verrechnung von Druckerzeugnissen auf einer einheitlichen Basisapplikation gelungen.
Gleichzeitig stand auch die Weiterentwicklung der Webapplikationen für den Lehrbetrieb vor grossen Veränderungen: Die Anwendungen eApply für Bewerbungsprozesse, EMA zur Beurteilung von Masterbewerbungen, und das bereits klassische myStudies wurden wesentlich funktional erweitert. Für eApply stand eine Auffrischung der Präsentationsschicht an: Als erste der Webapplikationen präsentiert sie sich in der Gestalt des neuen Corporate Designs.
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Das Projekt geht bis Ende 2016 weiter. Welche neue fachliche und technische Themen werden in den kommenden Jahresetappen behandelt?
ARLETTE GAILLARD
Die bessere Unterstützung der Abwicklung der Masterarbeiten und die Integration von Moodle in die Lehrbetriebsapplikationen sind sicher wichtige Themen. Weiter möchten wir für die Departemente Daten oder Auswertungen betreffend Leistungskontrollen zur Verfügung stellen, sowie die Learning Agreements unterstützen.
GIORGIO BROGGI
Unsere wichtigste Aufgabe der kommenden zwei Jahren wird nach wie vor sein, sicherzustellen, dass alle vorgesehenen Releases rechtzeitig und in der gewohnten, guten Qualität zu Stande kommen. Gleichzeitig werden wir im Rahmen der Implementierung der Norm ISO 27034 alle Applikationen aus Sicherheitssicht gründlich analysieren und ggf. Anpassungen vornehmen – eine erste Applikation wurde übrigens schon analysiert, nur minimale Korrekturen erwiesen sich an nötig. Hoffentlich werden wir auch die technische Migration von eDoz auf das neue Spring-basierte Java-Framework der ID SWS einleiten. Es werden also wieder interessante, aber auch anspruchsvolle Jahre sein. Das Team hat aber in den vergangenen Jahren mehrmals seine hohe Professionalität und Leistungsbereitschaft bewiesen, ich habe also voll Vertrauen, dass auch diese neuen Herausforderungen gut gemeistert werden.
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Im 2014 hat auch eine relativ aufwändige Geschäftskontinuitätsübung (Business Continuity Exercise) im Bereich der Lehrbetriebsapplikationen stattgefunden. Wir fragen Dieter Wüest, Leiter des Rektorates und Reto Gutmann nach der Bedeutung dieser Systemausfall-Simulation.
Herr Wüest, in den letzen Jahren wurden schon mehrere technische Betrieb-Wiederherstellungsübungen (Disaster Recovery Exercises) im Bereich der Lehrbetriebsapplikationen durchgeführt. Woran liegt der Unterschied zur diesjährigen Business Continuity Exercise und wieso hat sich das Rektorat dafür entschieden?
DIETER WÜEST
Der Fokus der Übung lag diesmal auf der Komunikation zwischen den beteiligten Stellen und mit den Nutzern der Applikationen. Die bestehende Dokumentation über die Abläufe wurde im Vorfeld aktualisiert und ergänzt und im Rahmen der Übung dem Praxistest unterzogen. In der Vorbereitung hat insbesondere ID-SWS sehr sorgfältige Arbeit geleistet. Das Ergebnis war ein reibungsloser und erfolgreicher Ablauf.
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Sind solche Geschäftskontinuitätsübung auch für Services der ID denkbar oder sogar geplant?
RETO GUTMANN
Aus meiner Sicht ist es eine der wesentlichen Eigenschaften einer lernenden Organisation, dass sie verifiziert, ob die geplanten Vorgaben auch im Ernstfall entsprechend der Planung funktionieren.
Der aktuelle Fokus bei den Informatikdiensten liegt bei der Überarbeitung der entsprechenden betrieblichen Kernprozesse wie Incident, Problem oder Major Incident. Dies sollten in diesem Jahr abgeschlossen sein. Für das 2016 ist es Stand heute geplant, eine entsprechende Geschäftskontinuitätsübung durchzuführen.
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