SNF / ETH Zürich Datenschnittstelle
Bewilligte Gesuche an den Schweizerischen Nationalfonds (SNF) von ETH-Angehörigen wurden bisher manuell abgerufen und per Copy & Paste in das SAP-System der ETH (Fondsverwaltung) übernommen.
Nach Einführung des Datenportals mySNF.ch vom Schweizerischen Nationalfonds war es erstmals möglich, Grants-Daten und -Dokumente online einzusehen und diese manuell in die Fondbewirtschaftung des ETH Zürich SAP-Systems zu übernehmen. Seither wurden diese Daten per Copy & Paste in die Fondsdaten übernommen und die Dokumente lokal am PC gespeichert und manuell in das Fonds-Dossier geladen und entsprechend kategorisiert.
Projektstart mit «mySNF@ETHZ»
An der ETH Zürich wurde dazu bereits 2011 das Projekt «mySNF@ETHZ» und als Weiterentwicklung das Projekt «Grants Management» ins Leben gerufen. Im Rahmen des Projektes Grants-Management wurden im Jahr 2013 1‘630 Grants innerhalb der ETH Zürich bearbeitet und die entsprechenden Dokumente dazu geladen. Dazu wurden 204 neue SNF Fonds eröffnet. Als Teil daraus hat das Steering Comitee im Juni 2012 entschieden, eine automatisierte Daten- und Dokumentenübernahme umzusetzen woraus das Teilprojekt «SNF/ETHZ Datenschnittstelle» entstanden ist.
Ziel des Projektes
Ziel des Projektes war die Aktualität und Vollständigkeit der Daten, sowie die Erhöhung der Effizienz und Datenqualität bei der Übernahme der Daten/Dokumente.
Das Konzept sah die beiden Soll-Prozesse «SNF Prozess Bewilligung» und «SNF Prozess Managing» vor, je nachdem ob ein Grant neu bewilligt wird und somit noch kein relevanter Fonds im SAP System besteht oder ob eine Mutation an einem bestehenden Grant vorgenommen wurde und somit Daten und Dokumente eines bestehenden Fonds betroffen sind.
Technisch gesehen besteht das Projekt aus zwei Modulen. Eine auf REST-Webservices basierten Schnittstelle, welche über eingeplante tägliche Jobs neue/mutierte Daten und Dokumente beim SNF (direkt von der Gesuchsadministration-Software, GA) abholt und diese im SAP System in einem eigens angelegten Datenbankmodell speichert. Die SNF DB ist dabei das führende System, alle Daten werden ungefiltert übernommen, jedoch nicht direkt im SAP Finanzsystem (Fondbewirtschaftung) gespeichert.
Das zweite Modul ist die Benutzeroberfläche in Form einer Inbox über die der/die zuständige Sachbearbeiter(in) die Daten in die Fondsbewirtschaftung, sowie die Dokumente in das Fonds-Dossier automatisch dem jeweiligen Fonds zuordnen kann. Bei neuen Grants werden dabei automatisch neue Fonds generiert und mit zusätzlichen Daten angereichert. Darüber hinaus gibt es administrative Tools zur Verwaltung von Ausnahmen und Dokumentation der Schnittstellenabrufe.
Pilot-Charakter
Das Projekt hat für die Schweizer Hochschullandschaft Pilot-Charakter. Dabei wurden die Schnittstellen auch auf Seite SNF neu erstellt und während der Test- und Pilotphase den Prozessen und Ansprüchen im Grants-Management angepasst und erweitert. Die Prozesse, sowie die technische Umsetzung wurden dokumentiert und werden interessierten anderen Hochschulen zur Verfügung gestellt. Erste interessierte Stelle ist die Universität Freiburg.
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