PROFIS am Werk
«Frau/Herr … hält am … seine Antrittsvorlesung als ordentliche/r Professor/in an der ETH Zürich zum Thema …». So kann man es auf der ETH-Homepage lesen. Was für eine Vorarbeit und Vorlaufzeit nötig ist, bis die Professorin oder der Professor das Amt an der ETH antritt, wissen die wenigsten. Personen, die es genau wissen, sind Katharina Hagenauer und Sonja Schläpfer vom Stab Professuren. Der Stab Professuren ist im Auftrag des Präsidenten der ETH Zürich verantwortlich für die professoralen Geschäfte und insbesondere für die Betreuung von Professorinnen und Professoren im Zusammenhang mit ihrer Berufung an die ETH Zürich und ihrer anschliessenden Amtszeit.
Stab Professuren – Professurenplanung
Die Professur – verstanden wird darunter die Professorin/der Professor und ihr/sein Team – ist eine wichtige strategische Grösse an der ETH. Viele Ressourcen – unter anderem die finanziellen und räumlichen – sind direkt an die Professur gebunden. Über die zukünftige Entwicklung der Professuren möglichst genau Bescheid zu wissen, ist deshalb entscheidend für die Planung in vielen Bereichen der ETH. Die Grundlage dazu bildet die «Professurenplanung». Sie kann als Sammlung aller bestehenden und zukünftigen Professuren-Life-Cycles verstanden werden, die jeweils von der Aufnahme einer Professur in die offizielle Planung, über die Ausschreibung, das Berufungsverfahren, die Übersiedlung des Professors nach Zürich, die Integration der Familie und die Vorbereitung des Amtsantritts bis zur Aufnahme der Tätigkeit reichen und schliesslich mit dem Rücktritt enden. Damit verbunden ist in jedem Einzelfall der konkrete Bedarf an Ressourcen – finanziellen, räumlichen, infrastrukturellen, personellen etc. Der Stab Professuren sorgt in den verschiedenen mit der Berufung verbundenen Prozessen dafür, dass diese Aspekte richtig in die Wege geleitet werden und die relevanten Informationen im entscheidenden Zeitpunkt den Weg zu den zuständigen Stellen in den Verwaltungsbereichen bei Schulleitung und Departementen finden. Ein Beispiel dafür sind die Grundfinanzierungsbudgets der Departemente, die aufgrund ein- oder austretender Professorinnen und Professoren Veränderungen erfahren. Ebenso wird der Flächenbedarf durch diese Fluktuationen beeinflusst. Angesichts der aktuellen Raumknappheit insbesondere an hochinstallierten Räumen wie Labors oder Reinräumen ist dies zurzeit ein besonders anspruchsvolles Thema.
In der Folge kann man sich unter der Professurenplanung auch ein Mengengerüst der Professuren über einen bestimmten strategisch relevanten zukünftigen Zeitraum vorstellen. Bisher war dieses Mengengerüst in einer umfangreichen und komplexen Excel-Datei abgebildet, die im Lauf der Zeit mit zahlreichen Features wie automatische Budgetberechnungen oder statistische Auswertungen ausgestattet wurde. Diese Tabelle war eine wertvolle Grundlage für die Planungsaktivitäten an der ETH. Aber sie hatte einen grossen Nachteil. Sie hing von der Betreuung und vom Wissen weniger Personen ab, war nicht geeignet für Mehrfachnutzung und damit auch nicht für den Gebrauch in anderen Einheiten. Kurz: Eine neue Lösung musste her – so befand es auch die Schulleitung und beauftragte Ende 2011 eine Arbeitsgruppe mit der Ausarbeitung eines Fachkonzepts.
Abteilung Software Services
Die Lösung fand sich einige Zeit später ETH-intern, nämlich beim Team Software Project Services (Abteilung ID SWS) der Informatikdienste. Die Leistungen des Teams umfassen u. a. die informationstechnische Begleitung respektive, mit entsprechenden Vereinbarungen, die Abwicklung von softwarebezogenen Projekten für die Schulleitung sowie für die Einheiten in der departementalen Organisation und den Zentralen Organen. Die Kernkompetenz der ID SWS liegt in der SW-Systemarchitektur, der Systemintegration, der Applikations- und Schnittstellenentwicklung sowie der Durchführung von IT-Projekten.
Alle Partner an einem Tisch
Das Projekt «Excel-Ablösung» ist seit Ende März 2014 mit einer massgeschneiderten Lösung unter dem Namen PROFIS (PROFessurenInformationsSystem) im produktiven Betrieb. Ein Interview mit den Projekt-Beteiligten lag nahe: Katharina Hagenauer, Stab Professuren, Sonja Schläpfer, Stab Professuren, Dr. Giorgio Broggi, Abteilungsleiter ID Software Services (ID SWS) und Andreas Jost, Gruppenleiter SW Project Services (ID SWS). Das Interview hat Sabine Hoffmann, ID Marketing & Kommunikation, geführt.
Das PROFIS-Team feiert den gelungenen produktiven Start in PROFIS-Shirts. Von links: Katharina Hagenauer, Andreas Jost, Markus Kreuzer, Sonja Schläpfer und Claudia Farnung.
Interview
Hoffmann: Was für Arten von Professuren gibt es an der ETH Zürich?
Hagenauer: Die ETH Zürich unterscheidet grundsätzlich zwischen den unbefristeten Vollprofessuren – d. h. die ordentlichen und ausserordentlichen Professuren – und den zeitlich befristeten Assistenzprofessuren (mit oder ohne tenure track).
Hoffmann: Der Stab Professuren kümmert sich um die Professorinnen und Professoren der ETH Zürich. Von wie vielen sprechen wir?
Hagenauer: An der ETH sind zurzeit knapp 500 Voll- und Assistenzprofessorinnen tätig; der Trend ist klar steigend. Die Zahl der für die Planung relevanten Professuren ist aber natürlich deutlich höher. Was interessiert, sind die zukünftigen Antritte und Rücktritte und die Veränderungen im Infrastruktur- und im Mittelbedarf, die damit verbunden sind. Im neuen Tool «PROFIS» hatten wir in der Datenbank zum Zeitpunkt des Go Live 1148 Professuren erfasst. Die Zahl umfasst auch inaktive Professuren, also solche, welche die ETH bereits verlassen haben, aus Altersgründen, oder, bei den Assistenzprofessuren, aus Karrieregründen. PROFIS deckt die Vergangenheit bis ins Jahr 2004 zurück ab, was den Vorteil hat, dass auch Auswertungen zur Entwicklung über längere Zeiträume möglich sind.
Hoffmann: Und dies alles wurde vor dem PROFIS-Zeitalter mit einer Excel-Tabelle bewältigt? War die Ablösung eine Challenge?
Jost: Auf den ersten Blick schien das Vorhaben ein einfaches Unterfangen zu sein, weil es galt, die Datenhaltung in einer Excel-Tabelle zu ersetzen. Es hat sich dann aber gezeigt, dass diese Datei ziemlich umfangreich und komplex aufgebaut ist. Die Pflege der unzähligen Spalten und Formeln war für nicht eingeweihte Benutzer fast nicht möglich, denn in der Reihenfolge der Felder innerhalb der einzelnen Formeln war zusätzlich eine nicht unmittelbar erkennbare Semantik codiert. Es hat sich auch schnell herausgestellt, dass die Unterstützung der Prozesse rund um die Excel-Tabelle den eigentlichen Inhalt des neuen Systems darstellten. Ich denke schon, dass Excel an seine Grenzen getrieben wurde. Es gab da auch den passenden Spruch: «Die Frau Hagenauer darf nicht unters Tram kommen, da sie ist die einzige ist, die diese Excel-Tabelle versteht».
Hoffmann: Fällt dir dazu eine bestimmte Begebenheit ein?
Jost: Die erste Präsentation der abzulösenden Excel-Liste hinterliess bei mir und Markus Kreuzer, dem Entwickler von PROFIS, einen bleibenden Eindruck. Im Beamer-Licht des abgedunkelten Sitzungsraums wurde uns damals schnell klar, dass das Design der neuen Systemlandschaft eine Herausforderung darstellt. In den wöchentlichen Projektmeetings, die dann folgten, wurde auch zunehmend klarer, dass es eine Vielzahl Prozesse gab, die mit dem neuen System zu unterstützen waren. Wir hatten den Umfang anfänglich unterschätzt, weil wir von der Vorstellung einer einfachen Excel-Datei ausgegangen waren.
Hagenauer: Das heisst, man wollte PROFIS auf die bestehenden und gelebten Prozessen abstimmen und hat die Chance genutzt, die neue Applikation auf deren optimale Unterstützung auszulegen
Hoffmann: Von welchen zeitlichen Aufwand reden wir? Was wurde alles erstellt?
Jost: Der Aufwand der Informatikdienste beträgt rund 2400 Arbeitsstunden. Wir haben hierzu als Basis vier verschiedene Dokumente erstellt: Die Produktspezifikation umfasst 143 Seiten und die Implementierungsspezifikation zählt 461 Seiten. Ferner wurden ein Migrationskonzept für die Datenübernahme mit 46 Seiten und eine Testspezifikation von 61 Seiten erarbeitet. Alleine die Excel-Tabelle in die Datenbank zu übernehmen und mit den notwendigen Informationen anzureichern, war ein eigenes, kleines Projekt.
Hoffmann: Musste man alles manuell machen oder konnte man Teilgebiete automatisiert übernehmen?
Hagenauer: Ihr sprecht von der Migration? Wir haben das ja geschickt gemacht! Wir haben einfach wieder Excels produziert. Lacht! Wir haben die ursprüngliche Excel-Datei genommen und noch ein paar weitere dazu erfasst und dann alles in die Datenbank geladen – so vom Prinzip her. Das hatte den grossen Vorteil, dass wir zu keinem Zeitpunkt zweispurig fahren mussten. In der Phase der Migration waren unsere Migrationstabellen gleichzeitig das aktive Professurenplanungstool.
Schläpfer: Aber damit ein automatisierter Datenimport möglich war, mussten wir die ganze Information, welche in der besagten Excel-Datei und einigen weiteren Dateien enthalten war, auseinander nehmen und teilweise neu respektive anders aufbereiten.
Jost (mit Blick auf die beiden Kolleginnen vom Stab Professuren): Es waren «fleissige Ameisen» am Werken, die die fehlenden Datenlöcher in vielen Stunden Arbeit gestopft haben. Ich spreche meine Anerkennung für das Geleistete aus. Es ging ja auch darum, zusätzlichen Detaillierungsgrad der bestehenden Daten für das neue System bereit zu stellen.
Hagenauer: Die ursprüngliche Vorstellung, es würden viele Leute unterstützend helfen, übrigens auch beim Testen und bei der Qualitätssicherung der Datenerfassung, liess sich leider nicht umsetzen. Weil das Fachgebiet sehr spezifisch ist und bei der Datenübernahme auch mit vertraulichen Daten gearbeitet wurde, haben Sonja und ich einen grossen Teil der Projekt- und Migrationsarbeit selber erledigt – so nebenher halt.
Hoffmann: Wie lange seid ihr mit der Professurenplanung betraut?
Schläpfer: Ich habe vor gut eineinhalb Jahren begonnen, mich mit der Professurenplanung auseinanderzusetzen und habe mich in das damalige Exceldokument von Katharina eingearbeitet. Seit der Einführung von PROFIS ist die Applikation zu einem zentralen Arbeitswerkzeug für die Arbeiten rund um die Professurenplanung geworden.
Hagenauer: Die Professurenplanung begleitet mich – oder ich sie, wie man’s nimmt – wohl schon seit bald 15 Jahren, als ich noch im Stab des damaligen Vizepräsidenten für Planung und Logistik arbeitete. Die erste Version der besagten Excel-Tabelle, die ich auf meinem Computer gefunden habe, stammt von 2004 – sie hat also gerade noch ihr zehnjähriges Jubiläum erreicht…
Hoffmann: Wie muss man sich die verschiedenen Etappen des Projekts vorstellen?
Hagenauer: Es war ein Startschuss in Raten. Nach der Vorbereitungsphase, an der Mitarbeitende aus verschiedenen Schulleitungsbereichen beteiligt waren und in der es darum ging, die Bedürfnisse zu formulieren, hat die Schulleitung die Mittel zur Ausarbeitung eines konkreten Anforderungskatalogs bewilligt. So war es möglich, für die weiteren Arbeiten die Business-Analystin Claudia Farnung zu gewinnen (Anmerkung: Farnung GmbH Business-Analyse, Workflow Management). Sie wusste, wie es zu machen war, wir wussten, was zu machen war. Eine ideale Kombination, aus der dann die 143 Seiten starke Produktspezifikation entstanden ist. Diese bildete die Grundlage für die Definition der konkreten Systemarchitektur und die Bewilligung des Realisierungsprojekts durch die Schulleitung. Dann startete die intensive und fruchtbare Zusammenarbeit zwischen Stab Professuren und der ID SWS. Dank dem Entwickler Markus Kreuzer und unter der kritischen Begleitung und fachkundigen Unterstützung von Andy Jost konnte die neue Applikation innert Jahresfrist auf die Beine gestellt werden.
Hoffmann: Hätte es ein Standardtool gegeben, das man hätte kaufen und parametrisieren können?
Broggi: Nein, absolut nicht. Die Professurenplanung ist eine ETH-spezifische Prozesslandschaft und bedarf einer massgeschneiterten IT-Unterstützung. Die IT-Umgebung, die wir implementiert haben, ist ebenso eine offene Landschaft, in ihrer momentanen Zusammensetzung bestehend aus einer Datenbank und einem Backoffice-Client in SAP PowerBuilder-Technologie. Für einen nächsten Release ist vorgesehen, auf der ETHIS-Plattform Auswertungen anzubieten, die auf die Bedürfnisse der Nutzer abgestimmt sind. Ebenso sollten Schnittstellen zu den relevanten, bestehenden Informationssystemen entstehen.
Hoffmann: Gibt es Schnittstellen zu bestehenden ID- oder ETH Applikationen?
Broggi: PROFIS unterstützt die Professurenplanung. Die personen- und anstellungsbezogenen Daten betreffend die Professorinnen und Professoren werden in anderen bereits bestehenden Systemen bewirtschaftet, und zwar im Faculty Recruiting Tool (Berufungsprozess), im Lehrbetriebs-Managementsystem (Sempro, Lehrtätigkeit), im SAP (Modul HRC, Anstellungsdaten, und FI/CO, Finanzdaten). Wie schon gesagt, PROFIS wurde vom Anfang an als Umgebung, also nicht als Applikation konzipiert. Die Daten liegen in einer relationalen Datenbank vor und können beliebig extrahiert und ausgewertet werden. Sie sind weder gebunden noch eingegrenzt. Der mit PowerBuilder erstellte Backoffice-Client ist ein Tool, das als Werkzeug vom Stab Professuren eingesetzt wird, um Daten zu verwalten und Prozesse effektiv zu steuern. Die technische Umsetzung der Datenhaltung hingegen konnte optimal in die bestehende Datenbank des OIS-Systems integriert werden. Das ist auch für die Zukunft die beste Nachhaltigkeits-Garantie.
Hoffmann: Wer nutzt die Applikation «PROFIS»?
Broggi: Die Applikation ist in dieser ersten Etappe ein Backoffice-Client für den Stab Professuren und eine Informationsquelle für Angehörige des Schulleitungsbereichs, insbesondere für alle diejenigen Bereiche, die mit planerischen Fragestellungen zu tun haben.
Hagenauer: Die Applikation unterstützt die Verwendung durch verschiedene Benutzergruppen. Entsprechend ist PROFIS auch über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen steuerbar. Es gibt grundsätzlich zwei unterschiedliche Kategorien von Nutzern, solche, die PROFIS bewirtschaften und für die Prozessteuerung nutzen und solche, die Einsicht haben in die Information, die für ihre Zwecke wichtig sind – und natürlich eine Kombination von beidem.
Hoffmann: Wie viel Vorarbeit muss geleistet werden bis ein Professor sein Amt antreten kann und wie funktioniert die Unterstützung durch PROFIS?
Hagenauer: Ich erkläre das am Beispiel einer neuen Professur, die ein neues Fachgebiet abdecken soll und deren Planung von einem Departement in Angriff genommen wird. Sobald wir Kenntnis haben von einer solchen Planungsoption, erfassen wir die Professur in PROFIS. Aber das heisst noch nicht, dass man drei Wochen später zur Schulleitung gehen und sagen kann: «Wir schreiben jetzt die Professur aus». Dazwischen stehen mehrere Konkretisierungsschritte. Die Professur muss in die Planung der Schulleitung aufgenommen werden. Das ist der eigentliche Strategiecheck. Danach kommen die präsidiale Freigabe zur Ausschreibung – also zur Publikation der offenen Professorenstelle in den Fachmedien – durch den Präsidenten und die Eröffnung des Berufungsverfahrens. Wenn dann eine Spitzenkandidatin oder ein Spitzenkandidat feststeht, führt der Präsident die sog. Berufungsverhandlungen. Sind sie erfolgreich, erhält die Kandidatin bzw. der Kandidat eine Berufungsofferte. Man sieht an diesen Prozessschritten, dass der Verpflichtungsgrad laufend zunimmt. Ist die Berufungsofferte einmal aus dem Haus, liegt der Entscheid beim Kandidaten – und zuletzt beim ETH-Rat, der auf Grund der Annahme der Berufungsofferte die Ernennung ausspricht. In PROFIS ist jeweils ersichtlich, in welchem Status sich eine Professur befindet – von der Planungsoption bis zur definitiven Ernennung. Während des ganzen Prozesses werden in PROFIS die Angaben zu den Ressourcen aktualisiert. Auf diese Weise hat man zu jedem Zeitpunkt eine relativ genaue Vorstellung darüber, mit welchen Verpflichtungen mit welcher Wahrscheinlichkeit in der Zukunft zu rechnen ist.
Hoffmann: Wie lange dauert die Durchschnittsphase von der Idee bis jemand seine Antrittsvorstellung hält?
Hagenauer: Das ist schwer zu sagen. Allein von der Idee bis zur Aufnahme in die Planung können gut und gern ein paar Jahre vergehen. Es kann aber auch ganz schnell gehen – je nach den Umständen, dem strategischen Impacts der Professur und den finanziellen und infrastrukturellen Erfordernissen. Für die Dauer zwischen der Freigabe zur Ausschreibung und der Ernennung rechnen wir mit einem Durchschnitt von 1.5 Jahren.
Hoffmann: Wie ist der Name «PROFIS» («PROFIS – PROFessurenInformationsSystem») entstanden?
Hagenauer: Der Arbeitstitel lautete pragmatisch SPP, für System Professuren-Planung. Mein Namensfavorit war «Profeth», also der Zusammenzug aus «Professur» und «ETH», in Anlehnung an die Propheten der antiken Kulturen. Man hat mich dann davon überzeugt, dass das Bild der Weissagung unpassend ist für die Planung an einer technischen Hochschule. Der Vorschlag PROFIS – der mit der Assoziation der Professionalität dem Selbstverständnis der ETH besser entspricht – stiess dann weitherum auf positive Resonanz, am Schluss auch bei mir… Lacht!
Hoffmann: Wie geht es weiter?
Broggi: Die Reise geht auf etlichen verschiedenen Gleisen weiter. Im Sommer entsteht das Prozess- und Benutzer-Handbuch. Das Dokument wird nicht nur die Bedienung der Applikation unterstützen, sondern vielmehr die Datensemantik im Kontext der relevanten Planungsschritte für «nicht Eingeweihte» erläutern. Dank diesem Dokument werden die Nutzerinnen und Nutzer dieses Clients (also die schon erwähnten Mitarbeitenden der Stäbe und Infrastrukturbereiche) die Informationen aus dem Client im richtigen Prozesskontext verstehen und nutzen können. Es gibt aber auch einen weiteren Nutzerkreis, ausserhalb der zentralen Organe. Für diese User soll die PROFIS-Landschaft erweitert werden. Schon vorgesehen ist die Erstellung von Reports in SAP-Technologie für das ETHIS-Portal. Ein sinnvoller Schritt ist auch die Integration von PROFIS mit den bestehenden Systemen, die Professorendaten bewirtschaften, insbesondere mit SAP und dem Lehrbetriebssystem. Es sollen Schnittstellen realisiert werden, die den Datenaustausch im Rahmen eines globalen Master-Slave Konzept technisch unterstützen. Auch für die funktionale Weiterentwicklung des Clients gibt es eine Planung, über welche sich jedoch am besten Frau Hagenauer äussern soll….
Hagenauer: Also da heisst mein Credo ebenfalls «PROFIS Release 2». Wir haben im Release 1 das Hauptaugenmerk darauf gelegt, die komplexe Datenstruktur richtig und mit Bezug auf die beteiligten Prozesse abzubilden. Das ist das Maximum, was mit den vorhandenen Mitteln und in der vorhandenen Zeit möglich war. Zu kurz gekommen sind dabei die anspruchsgruppenspezifischen Features, welche in der Produktspezifikation aufgeführt sind. Massgeblich für die funktionale Weiterentwicklung sind somit die Bedürfnisse des erweiterten Nutzerkreises in den Schulleitungs- und Infrastrukturbereichen. Ich denke da zum Beispiel an die Zuständigen für das Bauen, die Infrastrukturen, die Finanzen und das Controlling oder die Strategische Planung. Ihre Bedürfnisse werden die unmittelbare Weiterentwicklung von PROFIS prägen. Und nicht zuletzt haben wir selber im Verlauf der Arbeiten an PROFIS die eine oder andere prüfenswerte zündende Idee gehabt.
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