Schlüsselverwaltung in GMIS
Innerhalb des Infrastrukturbereiches Betrieb wird die Verwaltung der mechanischen Schlüssel in den Info- und Service Centers (ISC) einzelner Gebäudebereiche durch die seit langem veraltete Applikation VisualKey unterstützt. Ein Versuch diese, mit 15 getrennten Datenbanken betriebene Applikation abzulösen, wurde 2006 gestartet. Das Pilot-Projekt scheiterte aber ein Jahr später auf ungenügender Funktionalität des damals eingesetzten Windows Clients von Planon.
Nach dem Generationswechsel in der Planon Standardsoftware und der Migration zu neuem Java Client, wurde das GMIS-Teilprojekt Schlüsselverwaltung im gemischten Projektteam unter Federführung von IB Betrieb 2010 erneut in Angriff genommen. Die im Planon JavaClient vorhandene Standard-Funktionalität deckt den grossen Teil der Anforderungen bereits ab, der Rest konnte mit dem Einsatz der vom Software Hersteller angebotenen Erweiterungen (User Extensions und Advanced Functions) an die Bedürfnisse der Benutzerschaft massgeschnitten werden. Einige spezielle Berichte konnten mit Einsatz von den in Planon eingebundenen Jasper Reports ebenfalls realisiert werden.
Funktionalitäten
Die Funktionalität der Schlüsselverwaltung wurde in Planon Java Client in einem separaten TSI (Transaction Specific Interface) implementiert, das erlaubt eine feinstufige Steuerung der Funktionalität, Datenzugriffe sowie der Berechtigungen. Die Funktionalität beinhaltet u.a. Bearbeitung der Schlüsselaufträge, Ausgabe und Rücknahme der Schlüssel, Benachrichtigungen über bevorstehende Schlüsselrücknahme und Kontrolle der Schlüsselträger, Verwaltung der externen Schlüsselträger, Schlüsselbestellungen, Übersicht der Schliessanlagen, diverse Auswertungen und Berichte usw.
Datenimport der aktuellen Daten
Für den Datenimport der aktuellen VisualKey Daten wurde beim Software Lieferant (AIA GmbH) eine separate Schnittstelle entwickelt. Da die Standardisierung der Datenhaltung gleichzeitig mit der Ablösung von VisualKey in allen seinen 15 Datenbanken durchgeführt werden musste, stellten die Testphase der Schnittstelle, der Prozess der Datenbereinigung, sowie die neuen Prozessdefinitionen im IB Betrieb eine besondere Herausforderung dar. Importiert werden insgesamt über 94 000 Datensätze betreffend mechanische Schlüssel, 890 Besucherkarten-Stammdaten für den elektronischen Gebäudezutritt und 38 000 Zylinderdaten. Während des Datenimports müssen gleichzeitig über 32 000 Schlüsselträger mit den Personen im Planon Personenstamm (importiert über die Schnittstelle OIS-Planon) in Verbindung gebracht, oder als externe Schlüsselträger in Planon erfasst werden.
Projektabnahme
Nach ausführlichen Tests wurde Mitte Mai 2013 die Funktionalität der Schlüsselverwaltung vom Projektteam abgenommen. Nach detaillierten Schulungen wird die Schlüsselverwaltung mit Planon Java Client bei den ersten ISCs ab Mitte Juni 2013 in Produktion gesetzt. Der flächendeckende produktive Einsatz ist innerhalb von folgenden 4-5 Monate geplant. Dadurch werden Verbesserungen bei der – momentan sehr dürftigen – Verwaltung der mechanischen Schlüssel endlich möglich.
Kontakt
Dr. Paul Jesenak, Informatikdienste, Gruppenleiter OIS Immobilien Management
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