Umstellung von Druckern
Witzig und angenehm dank Kalender und Chatten.
Umstellung von vielen Druckern
Drucker von einem Printserver zum nächsten zu schieben, wird meistens unterschätzt, vor allem, wenn dabei auch die personellen Zuständigkeiten ändern. Markus Eugster (BD Hosting), Juraj Novak (ZO-Support), Peter Füllemann (ZO-Support) und Sarah Windler (BD VPP) hatten aber dank mehreren Gesprächen bald eine Auslegeordnung zusammen, die Sarah und Markus in einen Prozess umgewandelt haben. Dabei kristallisierten sich folgende Schwerpunkte heraus:
- Der Unterbruch im Druckservice soll kurz sein.
- Der Kunde hat einen angestammten Support, der sich durch diese Umstellung nicht ändern wird.
- Der Support soll seine Handlungsfreiheit behalten.
- Jeder Drucker muss einzeln konfiguriert werden.
- Verschiedene Administratoren werden Änderungen im Netzwerkbereich vornehmen.
- Auf zwei verschiedenen Printservern werden Konfigurationen vorgenommen.
- Alle Beteiligten müssen ihren Bereich testen können.
- Die Benutzer-PCs werden konfiguriert.
- Der Drucker wird den Kunden wieder freigegeben.
Angesichts der vielen Drucker, die noch vor uns liegen, haben wir einen Weg gewählt, um mit minimalen Auswirkungen für alle Beteiligten eine Druckerumstellung vorzunehmen. Mit einigen Testläufen und nachfolgender Diskussion können wir diesen Prozess laufend anpassen und verbessern.
Diejenige Person, die dem Kunden am Nächsten ist, lädt die beteiligten Kollegen via Outlook zu einem Online Meeting ein. So haben wir alle Zeit, uns technisch vorzubereiten und der Zeitraum ist im Kalender vermerkt. Wenn der Termin aktuell wird, werden wir via Outlook-Kalender zur Teilnahme des Meetings aufgefordert. Wir treffen uns auf dem Chat und ändern gemäss Prozess Schritt für Schritt die Konfiguration des Druckers. Harzt es, beruhigt ein kurzes Feedback die Situation schnell wieder.
Es macht viel Spass, komplexe Abläufe mit diesen modernen Hilfsmitteln zu verbinden. Unsere Umgebung weiss durch den Kalender, dass man an einem Meeting und nicht verfügbar ist. Das Chat-Team fördert die Transparenz aller Beteiligten und vermindert dadurch Stress. Bei Problemen wird es zur Klagemauer erkoren oder auch zum Ratgeber ernannt. Aber ein schlichtes «Juhuuuu» kann auch sehr angebracht sein.
Autoren: Markus Eugster und Sarah Windler (beide ID BD)
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