E-Mail Abwesenheitsmeldungen
Ob Ferien oder Feiertage — es herrscht wieder Hochsaison für Abwesenheitsmeldungen an der ETH Zürich.
Die E-Mail ist die elektronische Visitenkarte nach innen und aussen. Wie bei nicht-elektronischen Dokumenten gibt es auch bei E-Mails gewisse Regeln, welche einen reibungslosen Ablauf möglich machen.
Viele Abwesenheitsmeldungen erwecken aber den Eindruck, als sind sie noch schnell als letzte Aktion vor der Abwesenheit verfasst worden. Erhält man sie, wirken sie lieblos, unhöflich und sind oft fehlerhaft.
Also stellt sich die Frage: «Gibt es an der ETH Zürich eigentlich einheitliche Vorlagen für E-Mail-Abwesenheitsmeldungen oder wenigstens ETH-Vorschläge, wie es aussehen sollte, könnte, dürfte?»
Offizielle Vorgaben für die Abwesenheitsmeldung gibt es laut Hochschulkommunikation der ETH Zürich (HK) nicht. HK empfiehlt aber, die Meldung zweisprachig zu machen und eine Ausweich-E-Mailadresse und Telefonnummer anzugeben. Auch wirkt ein individueller Text sicher viel persönlicher als ein Standard-Template.
Was sollte man beachten?
Adressformat
Die ETH Zürich verwendet ein einheitliches Adressformat — nicht nur, aber auch für Abwesenheitsmeldungen.
www.hk.ethz.ch/docs/corporate_design/address
Eine vollständige Dokumentation der Gestaltungsrichtlinien finden Sie im Corporate-Design-Manual der ETH Zürich. Mehr Informationen zum Thema «E-Mail» auf Seite 21.
Häufigste Mängel bei Abwesenheitsmeldungen
- Nicht klarer oder gar kein Betreff
- Keine Anrede
- Kein Gruss
- Keine oder schlechte Signatur, fehlender Absender
- Rechtschreibfehler im Text
- Fehlende Kommas oder Satzzeichen, zu viele Ausrufezeichen
- Text in Kleinschreibung
- Freizeitlicher zu lockerer Text, welcher jede Professionalität zu wünschen lässt
- Floskeln oder veraltete Formulierungen
- Unhöflicher Telegrammstil
- Fehlende oder nachlässige Informationen, was mit der E-Mail während der Abwesenheit geschieht oder fehlende Stellvertretung
- Korrekte Schreibweise von e-mail (falsch): an der ETH Zürich «E-Mail»
- «Mit freundlichen Grüssen» wirkt veraltet; besser «Freundliche Grüsse»
- Keine Datumangabe, wann die Absendende wieder anwesend ist, am besten mit Wochentag
- Die vorherige Datumsangabe wurde nicht aktualisiert und zeigt ein altes Jahr oder Datum
- Für mehrsprachige oder englische Abwesenheitsmeldungen korrekte Übersetzungen verwenden
Outlook
Um im Outlook Abwesenheitsmeldungen einzugeben, geht man auf Datei > Kontoinformationen > Automatische Antworten.
Den Zeitraum zum Versenden der Meldungen kann man einschränken: Haken setzen bei «Automatische Antworten senden > Nur in diesem Zeitraum: Beginnt/Endet».
Wichtig ist, dass beide Tabs ausgefüllt oder aktualisiert werden: «Innerhalb und ausserhalb meiner Organisation».
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