Interview zum Projekt IT-Administration Lehrbetrieb 2011-2013
Anfang November konnten neue Applikationen für die Unterstützung der Zulassung von Master-Studierenden in Betrieb gesetzt werden. Im Dezember geht die sehr umfangreiche Jahresetappe 2012 des Projektes «IT Unterstützung des Lehrbetriebes 2011-2013» zu Ende. Ein Projekt, welches vom Rektorat und den Informatikdiensten partnerschaftlich getragen wird. Dr. Dieter Wüest und Reto Gutmann würdigen zusammen die Bedeutung der diesjährigen Projektetappe und die bisherige Zusammenarbeit. Dieter Wüest ist Leiter des Rektorats. Reto Gutmann, vertritt als Direktor der Informatikdienste die ID im Projekt-Lenkungsausschuss.
Interview Sabine Hoffmann, ID, Marketing & Kommunikation
Im Rahmen des Projektes «IT Unterstützung des Lehrbetriebes 2011-2013» wurden 2012 neue Funktionen für die Unterstützung des Records Management des Rektorates sowie der Zulassungsprozesse eingeführt: Was ist deren Bedeutung für den Lehrbetrieb der ETH Zürich?
Dieter Wüest: «In diesem Jahr standen zwei Teilprojekte im Zentrum: Zum einen die Einführung eines digitalen Records Managements, in welches die rund 15’000 bestehenden Papierdossiers von Studierenden und Doktorierenden überführt werden konnten. Der Zugriff auf die entsprechenden Dokumente erfolgt künftig über die Lehrbetriebsapplikationen, was neue Möglichkeiten schafft, den Zugang flexibel, funktionsbezogen und sicher zu regeln. Zum anderen wurde eine neue Online-Bewerbungsplattform für das Masterstudium plus die zugehörigen Backoffice-Funktionen bereitgestellt. Dadurch konnte die seit 2006 bestehende Lösung, die von der Firma CollegeNet in den USA betrieben wurde, abgelöst werden. Die neuen Applikationen ermöglichen es, den Zulassungsprozess für alle Beteiligten optimal abzuwickeln.»
Individual-Software-Lösungen sind gegenüber Standard-Lösungen von Vorteil, wo die Unterstützung von spezifischen Geschäftsprozessen einen Competitive Advantage sicherstellt. Ist dies bei den Lehrbetrieb-Applikationen der Fall?
Reto Gutmann: «Diese Lösung hatte vor allem zum Ziel, den Zulassungsprozess entsprechend der Business-Logic der Studienreglemente umzusetzen, und damit den Prozess sowie die QS der Lehre zu unterstützen. In dem Sinne ist diese Lösung durchaus das Abbild eines spezifischen Geschäftsprozesses, welcher unserer Hochschule einen wichtigen Vorteil schaffen kann.»
Bei der Etappe 2012 handelt sich um sehr umfangreiche neue Entwicklungen, die innert kurzer Zeit bereitgestellt wurden. Welche Faktoren haben dies ermöglicht?
Dieter Wüest: «Die Abteilung ID SWS und das Rektorat haben die heutige Systemumgebung über einen längeren Zeitraum gemeinsam konzipiert und aufgebaut. Dabei ist ein grosses Know-how entstanden, welches es erlaubt, neue Projekte zielgerichtet und realistisch zu planen und umzusetzen. Wir verfügen über hervorragende und sehr erfahrene Mitarbeitende, auf die wir uns verlassen können.»
Reto, in Deiner beruflichen Laufbahn warst Du in verschiedenen Rollen und Umgebungen mit Software-Entwicklungsprojekten konfrontiert. Wie beurteilst Du in Bezug auf deine bisherigen Erfahrungen die Projekttätigkeit der ID für die Unterstützung des Lehrbetriebes?
Reto Gutmann: «Was mich in dieser Zusammenarbeit sehr überzeugt, ist die partnerschaftliche Vorgehensweise und Abstimmung. Zudem besteht eine langfristige Sicht der gesamten Lösung, die Schritt für Schritt angegangen und umgesetzt wird. Diese beiden Faktoren ermöglichen eine äusserst effiziente Vorgehensweise mit praktisch keinem Leerlauf. Schlussendlich wird dies ergänzt durch ein sehr erfahrenes und eingespieltes Team.»
Herr Wüest, wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit mit den Informatikdiensten in diesem und in anderen Bereichen?
Dieter Wüest: «Die Informatikdienste nehmen ihre Aufgaben mit grossem Engagement und mit hoher Sachkompetenz wahr. In den langen Jahren der Zusammenarbeit hat sich zudem ein ausgeprägtes Vertrauensverhältnis entwickelt.»
Reto, was sind für die Informatikdienste die besonderen Herausforderungen, wenn sie Projekte partnerschaftlich mittragen, und was erwarten sie in solchen Konstellationen von den Projektpartnern?
Reto Gutmann: «In einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit ist es zuerst einmal wichtig, dass man einander vertraut, dass man sich gegenseitig zuhört und auf die Bedürfnisse des Partners eingeht. In dem Sinne steckt hinter dem Wort «partnerschaftlich» zuerst einmal das Gemeinsame. Als Informatikdienste sind unsere Herausforderungen oft in der gegebenen Umsetzungsdauer mit definierten Funktionalitäten. Von einem Partner erwarte ich hier, dass eine Planung sowohl der Funktionalität als auch des Zeitrahmens gemeinsam geschieht.»
Herr Wüest, 2013 erfolgen im Bereich des Projektes «IT Unterstützung des Lehrbetriebes 2011-2013» weitere bedeutende Schritte: Welche sind diese und was ist Ihre Erwartung an die ID?
Dieter Wüest: «Die Weiterentwicklung des Systems erfolgt im Rahmen von mehrjährigen Etappen, für welche jeweils eine Gesamtplanung erstellt wird. 2013 ist das dritte und letzte Jahr der laufenden Etappe. Nach dem sehr intensiven Entwicklungsjahr 2012 soll die Intensität wieder auf das Normalniveau zurückgeschraubt werden. Im Fokus stehen funktionale Erweiterungen im Records Management sowie in der Zulassungsapplikation. Zudem soll die veraltete Applikation zur Unterstützung der Mobilitätsprozesse durch eine neue Lösung ersetzt werden. Ob dafür eine Software eines Drittanbieters verwendet werden kann oder ob wiederum der Weg der Eigenentwicklung gewählt wird, ist zurzeit Gegenstand der Abklärung.»
Reto, werden die ID diesen Anforderungen nochmals gewachsen sein?
Reto Gutmann: «Durch die eben sehr gute und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Rektorat sowie dem heutigen Wissensstand bin ich überzeugt, dass die ID zusammen mit dem Rektorat auch dieses 2013 erfolgreich meistern werden. Wir müssen jedoch darauf achten, dass wir die Arbeitsbelastung des Teams wieder auf einen normalen Level bringen.»
Herr Wüest, das IT-System zur Administration des Lehrbetriebes unterstützt also zunehmend flächendeckend die Prozesse der Organisation der Lehre: Wie steht der neue Rektor zu dieser ETH-spezifischen IT-Lösung?
Dieter Wüest: «Der neue Rektor hat sich bei seinem Amtsantritt sehr beeindruckt gezeigt über die Qualität und Zuverlässigkeit des Systems, das er im Rahmen seiner eigenen Lehrtätigkeit ja auch mitbenutzt. Er schätzt es insbesondere, dass es immer wieder gelingt, die Projekte zielgerichtet und im festgelegten Termin- und Kostenrahmen abzuwickeln.»
Projekt IT-Administration Lehrbetrieb 2011-2013
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