Erste Phase Records Management Lehrbetrieb eingeführt
Die Einführung des Records Management für den Lehrbetrieb ist ein Novum in der schweizerischen Akademie. Alle entstehenden Dokumente werden automatisch und mit den richtigen Metadaten elektronisch abgelegt.
Records Management
Mit Records Management bezeichnet man Prozesse und Vorgänge für die systematische Verwaltung von Dokumenten, von deren Entstehung bis hin zu deren definitiven Archivierung oder Vernichtung. Eine kurze Abhandlung, die auch die Abgrenzung vom «Records Management» zu «Archivierung» und «Document Management» erläutert, ist im Wikipedia Artikel zu finden.
Records Management im Rektorat
Das Rektorat wird das eigene Records Management etappenweise von der Papier-basierten hin zur elektronischen Form führen. Der erste und grösste Prozessbereich, der neu unterstützt wird, ist die Studierendenadministration. Neu werden die «Schriftlichkeiten», die von der Studierendenadministration mit dem Backoffice-Client «LisETHpro» produziert werden, direkt ins OpenText System abgelegt. Die PDFs/A Format sind automatisch mit den entsprechenden Metadaten versehen. Ebenso können Dokumente mittels Scanner resp. durch Formatkonvertierung vorbereitet und nach der Aufnahme der Metadaten elektronisch abgelegt werden als Teil des gewählten Dossiers. In den nächsten Wochen werden mehr als 18000 bestehende Studierendendossiers digitalisiert. Die Papierablage wird bis zun Herbstsemesterbeginn aufgehoben.
Mit den jeweiligen neuen Releases der Lehrbetriebsapplikationen werden weitere Bereiche des Lehrbetriebes in das Records Management integriert und die Dossier für die Departementen unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen zugänglich gemacht.
Novum in der schweizerischen Akademie
Die Einführung des Records Management für den Lehrbetrieb ist eher ein Novum in der schweizerischen Akademie und erfolgt im Rahmen des Projektes «IT-Unterstützung des Lehrbetriebes 2011-2013».
Projektleitung
- Dr. Ekkehard Spilling, Rektorat, Prozessplanung und Projekte
- Alfred Sohm, Informatikdienste, ID Software Services
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