IDES – Ginge das alles nicht viel einfacher?
Die aktuelle Version von IDES, die am 11. November 2002 online ging, gilt als grosser Erfolg, und viele Hochschulen im In- und Ausland beneiden uns um diese Dienstleistung für Mitarbeitende und Studierende. Trotz hoher Akzeptanz und reger Benutzung tauchen immer wieder Fragen von Benutzerinnen und Benutzern auf, die zwar den Nutzen von IDES sehen, sich aber über die administrativen Abläufe ärgern, die IDES-Managern einiges an Arbeit bescheren können. Wieso muss IDES so komplex sein?
Der Grund für die hohe Komplexität ergibt sich aus der Materie selbst. Einerseits muss IDES eine Möglichkeit bieten, die Lizenzbedingungen der Lieferanten abzubilden. Eine Software kann zum Beispiel für Mitarbeitende aber nicht Studierende und nur für die ETH selbst aber nicht für die Forschungsanstalten lizenziert sein. Andererseits ist den unterschiedlichen Anforderungen der Departemente und Institute Rechnung zu tragen. Es gibt Departemente mit stark zentralisierter Informatikstruktur, wo Softwarebezüge prinzipiell über die ISG laufen müssen (kleines Königreich) und dann existieren Departemente, die bei der IT das Staatsmotto von New Hampshire verinnerlicht haben (Live Free or Die). IDES kann sich auf beide Extreme und die Stufen dazwischen einstellen.
Weiter kommt dazu, dass IDES eben nicht nur ein Webshop für Software ist, sondern ein wertvolles Lizenzverwaltungsinstrument für uns, die Lizenzadministration. Haben Sie sich schon mal gewundert, wieso Sie für jede Softwareinstallation eine IDES-Lizenz beziehen müssen, obwohl das Produkt kostenlos angeboten wird oder die ETH eine Site-License besitzt, die so oder so alle Installationen abdeckt? Ärgern Sie sich manchmal über die jährlichen Lizenzerneuerungen, zu denen Sie IDES zwingt? Falls ja, kommt jetzt die gute Nachricht: Ihre Arbeit lohnt sich und zwar nicht nur für uns, sondern für alle, die vom IDES-Softwareangebot profitieren.
Seit wir IDES-Statistiken erstellen und auswerten können, wissen wir nämlich genau, wie viele Lizenzen einer Software im Einsatz sind und ob der Nutzungstrend nach oben oder nach unten zeigt. Bei Microsoft Office ist das weniger entscheidend, aber bei einer technisch-wissenschaftlichen Software, welche die ETH jährlich 200’000 Franken kostet, lohnt es sich genauer hinzuschauen. IDES-Auswertungen sind bei Lizenzverhandlungen bares Geld wert und haben schon bei vielen Lizenzverträgen zu Kosteneinsparungen geführt. Das gesparte Geld wird in neue Software investiert, und das IDES-Angebot gedeiht entsprechend.
Alle gewinnen ausser die Softwarelieferanten, aber diese sollten ja so oder so besorgt sein, ihren Umsatz in der Privatindustrie zu machen…
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